Privacy Notice /Avis de confidentialité

Quelle est la finalité du présent document?

Le présent Avis de confidentialité (l’« Avis ») de TheKey, LLC et de ses entités affiliées (collectivement « THEKEY ») décrit la collecte par THEKEY de renseignements personnels auprès des candidats à un emploi, des employés et des entrepreneurs indépendants, ainsi que les fins commerciales pour lesquelles ces données seront utilisées. Le présent Avis complète tout autre avis de confidentialité et n’a pas pour objet de prévaloir sur ceux-ci.

Aux fins du présent Avis, l’expression « Renseignements personnels » désigne tout renseignement qui identifie, concerne, décrit, peut être associé ou pourrait raisonnablement être lié, directement ou indirectement, à un individu ou à un ménage.

Catégories de Renseignements personnels collectés

THEKEY collecte des Renseignements personnels vous concernant au cours du processus de candidature et tout au long de votre relation d’emploi avec THEKEY. Les catégories de Renseignements personnels collectés peuvent comprendre les éléments suivants :

• Données d’identification : telles que votre nom, identifiant d’employé/du personnel, date de naissance, genre, nationalité, numéro d’assurance sociale (NAS) ou numéro d’identification national équivalent.
• Coordonnées : telles que vos adresses professionnelle et résidentielle, numéros de téléphone, adresses courriel et coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.
• Renseignements familiaux : tels que le nom, le lien de parenté, la date de naissance, les coordonnées et les numéros d’assurance sociale des membres de votre famille, votre état civil et tout autre renseignement pouvant être nécessaire à l’administration des avantages sociaux.
• Renseignements sur votre poste : tels que le titre du poste, la catégorie et le statut, le lieu de travail, le service, le contrat de travail, les tâches et projets assignés, les heures hebdomadaires, le nom du superviseur, les dates de début et de fin, ainsi que le motif du départ.
• Qualifications professionnelles : telles que votre scolarité, vos formations, vos certifications et vos expériences de travail antérieures.
• Renseignements de surveillance : tels que les renseignements relatifs à l’utilisation des systèmes informatiques concernant votre utilisation des équipements, systèmes et autres ressources de THEKEY.
• Détails des communications : tels que le contenu des courriels, les documents d’affaires et le contenu des clavardages.
• Renseignements sur la performance et le dossier disciplinaire : tels que les évaluations de rendement, les appréciations et notes, les renseignements concernant les allégations disciplinaires, le processus disciplinaire et tout avertissement disciplinaire, le détail des griefs et toute issue.
• Renseignements sur votre rémunération et vos avantages sociaux : tels que votre salaire de base, vos admissibilités aux primes, vos prestations d’assurance (y compris les renseignements vous concernant et concernant vos personnes à charge que nous fournissons à l’assureur), le décompte des heures et des heures supplémentaires, le code fiscal, les droits aux vacances, les congés maladie, les renseignements relatifs aux salaires cumulés et les renseignements relatifs à vos prestations de retraite.
• Documents et ententes liés à l’emploi : tels que les contrats de travail, les ententes de confidentialité et les ententes relatives aux droits de propriété intellectuelle.
• Renseignements de paiement : tels que vos coordonnées bancaires (aux seules fins de traitement de la paie et de remboursement des frais de déplacement) et les données relatives aux déplacements d’affaires et aux frais de représentation.
• Renseignements sur la santé : conformément à ce qui est requis par la loi ou nécessaire pour gérer la relation d’emploi, y compris l’administration des avantages sociaux, la santé au travail, les mesures d’adaptation en cas d’invalidité, l’indemnisation des accidents du travail et les congés maladie.
• Données de suivi de l’équité en matière d’emploi : dans la mesure où elles sont fournies volontairement, telles que la race, l’origine ethnique, le handicap et le statut d’ancien combattant.
• Renseignements relatifs à la fin d’emploi et à l’après-emploi : tels que les ententes de fin d’emploi, les avis de prestations et les formulaires d’indemnisation du chômage.

Fins commerciales

THEKEY utilise les Renseignements personnels pour toutes les fins liées à la candidature à un emploi, ainsi qu’à la création, l’administration et la fin de votre relation d’emploi avec THEKEY, et pour toutes les fins liées aux clients. Ces fins comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Prendre une décision concernant votre recrutement ou votre nomination.
• Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude pour le travail ou le rôle pour lequel vous postulez.
• Effectuer des vérifications d’antécédents et de références, le cas échéant.
• Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement.
• Déterminer les conditions dans lesquelles vous travaillez pour nous.
• Confirmer que vous êtes légalement autorisé à travailler aux États-Unis.
• Administrer la rémunération, y compris, sans s’y limiter, le paiement des salaires et des primes, la retenue d’impôt sur le revenu et le remboursement des frais d’affaires.
• Vous fournir des avantages sociaux liés à l’emploi, le cas échéant (par exemple, une assurance maladie, une assurance vie et des régimes d’épargne-retraite).
• La gestion et la planification des affaires, y compris la comptabilité et la vérification.
• Effectuer des évaluations de rendement, gérer la performance et déterminer les exigences de rendement.
• Prendre des décisions concernant la révision des salaires et la rémunération.
• Évaluer les qualifications pour un poste ou une tâche spécifique, y compris les décisions concernant les promotions.
• Prendre des décisions concernant le maintien de votre emploi ou de votre engagement.
• Prendre des dispositions pour la fin de notre relation de travail.
• Les exigences en matière d’éducation, de formation et de développement.
• Traiter les litiges juridiques vous impliquant ou impliquant d’autres employés, travailleurs et entrepreneurs, y compris les accidents du travail.
• S’assurer de votre aptitude au travail.
• Administrer les congés conformément à la loi ou à la politique de l’entreprise.
• Respecter les obligations en matière de santé et de sécurité.
• Prévenir la fraude.
• Surveiller votre utilisation de nos systèmes d’information et de communication afin d’assurer le respect de nos politiques.
• Assurer la sécurité des réseaux et de l’information, y compris la prévention des accès non autorisés à nos systèmes informatiques et de communication électronique, ainsi que la prévention de la propagation de logiciels malveillants.
• Mener des études d’analyse de données pour examiner et mieux comprendre les taux de maintien en poste et de roulement du personnel.
• Le suivi de l’équité en matière d’emploi.
• Exercer les droits de THEKEY en vertu du droit applicable et appuyer toute réclamation, défense ou déclaration dans le cadre d’une instance devant une autorité judiciaire ou administrative, un tribunal d’arbitrage ou un panneau de médiation.
• Respecter les exigences légales et réglementaires, y compris la communication de la preuve dans le cadre de litiges impliquant THEKEY ou ses sociétés affiliées.
• Faciliter les fonctions administratives, y compris, sans s’y limiter, la gestion et le fonctionnement des technologies de l’information et des systèmes de communication, la gestion des risques et les fonctions d’assurance, la budgétisation, la gestion financière et la reddition de comptes, la planification stratégique ainsi que le maintien des permis, licences et autorisations applicables aux activités commerciales de THEKEY.

Questions

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cet Avis, veuillez communiquer avec nous à hcaprivacy@thekey.com.